Работодатель должен вшить вкладыш в трудовую книжку в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов ("Сведения о работе", "Сведения о награждении, поощрении") или на внутренней стороне обложки не осталось свободного места. При ведении кадрового делопроизводства, вкладыш оформляется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п. 38 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках"). При этом важно знать, что вкладыш без трудовой книжки недействителен.
В наличии у работодателя всегда должны быть чистые бланки трудовых книжек и вкладышей них. В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. При необходимости ответственность за работу с трудовыми книжками может быть возложена на уполномоченное лицо.
Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Организацией, которой поручено изготовление бланков по единому образцу, является объединение "Гознак". Работодатели обеспечиваются бланками на платной основе на основании договора, заключенного с объединением "Гознак" (изготовитель) или распространителем, который отвечает требованиям, установленным изготовителем.
В соответствии с письмом Роструда от 15.06.2005 N 908-6-1, на территории Российской Федерации ведутся трудовые книжки установленного образца (ст. 66 Трудового кодекса РФ). В настоящее время на территории Российской Федерации имеются две формы трудовых книжек, обладающие одинаковой силой: образца 1973 г. и образца 2004 г.
При выдаче вкладыша в трудовую книжку работодатель взимает с работника плату в размере затрат на его приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Работодатель не может самостоятельно удержать стоимость трудовой книжки и вкладыша в нее из зарплаты работника.
Для учета бланков вкладышей работодатель, ведет книги, формы которых утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69:
Данные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша. Действующие нормативные акты не содержат указания на то, где конкретно в трудовой книжке необходимо поставить штамп "Выдан вкладыш". Штамп целесообразнее ставить на странице, где указана серия и номер самой трудовой книжки, а также ФИО работника. При этом сделать это необходимо таким образом, чтобы штамп не закрывал уже существующие записи.
Внесение записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку от руки вместо проставления штампа не является нарушением и не требует исправления.
Вкладыш необходимо вшить в трудовую книжку. Как правило, вкладыш вшивается в переплет трудовой книжки таким образом, что задняя часть обложки вкладыша совмещается с внутренней стороной задней обложки бланка трудовой книжки; качество, цвет ниток и способ их прикрепления дополнительно в нормативных документах не оговаривается.
При оформлении вкладыша в трудовую книжку, информация о работнике вносится в его титульный лист. Эти сведения могут быть перенесены с титульного листа трудовой книжки или на основании соответствующих документов.
Правильность сведений в составе записей удостоверяется подписями работника и сотрудника кадрового органа предприятия, ответственного за обращение с трудовыми книжками. Подлинность подписи последнего удостоверяется оттиском печати предприятия (кадрового органа предприятия).
Записи в трудовой книжке и вкладыше в нее в установленных случаях должны быть заверены печатью. К таким случаям относятся:
- оформление титульного листа (первой страницы) трудовой книжки и вкладыша в нее. После заполнения информации о работнике необходимо проставление печати организации или кадровой службы (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек);
- изменение записей на титульном листе трудовой книжки и вкладыша в нее. После внесения на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки или вкладыша в нее информации о документе, на основании которого изменены данные о работнике, необходимо проставить печать организации или кадровой службы (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Записи в раздел вкладыша допускается вносить в том случае, если соответствующий раздел трудовой книжки полностью заполнен. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке.
Если, при заполнении бланка вкладыша он был испорчен, то такой бланк подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек), в который возможно вклеить вырезанные серию и номер из испорченного бланка в подтверждение уничтожения.
Пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, предусматривается внесение изменений в фамилию, имя, отчество и дату рождения на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. При этом понятия "изменение" и "исправление" различаются. Под исправлениями необходимо понимать корректировку внесенных неправильно первоначальных записей, а изменения вносятся, когда работник поменял, например, имя на другое и принес подтверждающий документ "Свидетельство о перемене имени" (ст. 62 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" и ст. 19 Гражданского кодекса РФ). В этом случае прежние данные зачеркиваются одной чертой и указываются новые сведения, а на внутренней стороне обложки трудовой книжки указываются дата и номер документа, на основании которого были произведены изменения.
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Исправить ошибку в дате рождения, допущенную при оформлении вкладыша трудовой книжки, но обнаруженную позднее, можно следующим образом:
- одной чертой зачеркнуть ошибочную дату рождения;
- записать правильную дату рождения;
- на внутренней стороне обложки трудовой книжки сделать ссылку на документ, подтверждающий правильную дату рождения (свидетельство о рождении, паспорт);
- ссылку на документ заверить подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
При изменениях фамилии, имени отчества работника, а также других ведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжке соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш.
Если при трудоустройстве работником предъявляется трудовая книжка, на титульном листе которой есть штамп «вкладыш выдан», но самого вкладыша работник не может предоставить (в связи с утерей), в этом случае работодатель принимает трудовую книжку без вкладыша, и по письменному заявлению работника (с указанием причины отсутствия вкладыша) ему оформляет дубликат или новый вкладыш.
