2. Порядок оформления сотрудников на работу.
2.2. Документооборот и этапы оформления сотрудников на работу.
Итак, все необходимые для трудоустройства документы собраны, должным образом изучены, решение приеме на работу принято, теперь работодатель приступает к непосредственному оформлению кадровой документации. На этом этапе кадрового делопроизводства важно соблюдать определенную последовательность и оформить все необходимые документы.
1. Заявление.
На сегодняшний день наличие заявления о приеме на работу для большинства организаций не является обязательным (исключение для граждан, поступающих на государственную и муниципальную службу).
Трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании трудового договора (ст. 16 ТК РФ). Его заключение является обязательным условием при приеме на работу. На основании заключенного трудового договора работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме на работу (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). При этом, не будет являться нарушением, если от работника в адрес работодателя поступит заявление о приеме на работу. В данном заявлении могут быть отражены условия и особенности трудоустройства, такие как: работа на условиях не полного рабочего времени, в условиях сокращенной продолжительности рабочего времени, вид занятости – основная работа или по совместительству и прочие. Все заявления поступающие от работников желательно регистрировать в журнале регистрации заявлений работников.
2. Локальные нормативные акты (далее - ЛНА) работодателя.
В соответствии с требованием статьи 68 Трудового кодекса РФ «Оформление приема на работу» при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Ознакомление с данными документами можно зафиксировать разными способами: подписью на самих актах и положениях, или в листах ознакомления, или в журналах ознакомления с ЛНА работодателя. После оформления данного ознакомления можно приступать к третьему этапу.
3. Трудового договора.
Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключение которого является обязательным условием при приеме на работу (ст. 16 ТК РФ).
Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работником и работодателем. Экземпляр, хранящийся у работодателя, должен содержать подпись работника о получении своего экземпляра договора.
В завершение процедуры подписания договора необходимо зарегистрировать данный документ в Журнале регистрации трудовых договоров.
4. Приказ о приеме на работу.
Приказ о приеме на работу издается на основании трудового договора, его содержание должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. После издания, приказ необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации приказов.
Форма приказа о приеме на работу ранее была утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004г. При этом, позже, после вступления с 01 января 2013 года Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, признаны не обязательными к применению. Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
В отношении документов, применяемых в кадровом делопроизводстве, применение утверждённых Госкомстатом форм более привычно для многих хозяйствующих субъектов. Запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.
Кроме того, отказываться от применения всех унифицированных форм довольно рискованно.
В Информации N ПЗ-10/2012 Минфин России отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).
4.1. Ознакомление работника с приказом о приеме на работу.
С приказом о приеме на работу (статья 68 Трудового Кодекса РФ) работодатель должен ознакомить работника под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы.
5. Трудовая книжка.
С соответствии со статьей 66 Трудового Кодекса РФ, работодатели (исключение на сегодняшний день составляют только – физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями), должны вести трудовые книжки на каждого работника (если работа для сотрудника является основным местом работы), проработавшего у него свыше пяти дней. Для совместителей – сведения о работе вносятся в трудовую книжку по желанию, при этом запись вносится работодателем по основному месту работы, на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
6. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
После записи о приеме на работу в трудовую книжку работника, необходимо внести соответствующие сведения в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69), если же трудовая книжка оформляется самим работодателем (при поступлении на работу впервые), то необходимо внести запись в Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
7. Личная карточка работника (№Т-2 унифицированная форма, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В данную форму вносятся сведения о работнике на основании первичных документов, предъявляемых при поступлении на работу, таких как: паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании, военный билет, анкета и д.р. Работник должен ознакомиться под роспись с записями внесенными в карточку на соответствующих станицах.
8. Личное дело работника. Ведение личных дел обязательно не для всех работодателей, только в случаях, предписанных законом (для государственных служащих, работников прокуратуры и т.д.). Работодатель коммерческой компании самостоятельно принимает решение о ведении личного дела работника. Наличие личного дела помогает организовать порядок в кадровой документации, так как Личное дело – это удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.
И личные дела и Личные карточки работников, могут быть зарегистрированы в установленном у работодателя порядке в соответствующих журналах.
На этом общий порядок кадрового делопроизводства по оформлению трудоустройства работника завершается, за исключением случаев, когда закон предписывает работодателю необходимость сообщать в советующие органы о принятом по трудовому договору сотруднике (бывшые государственные или муниципальные служащие (статья 64.1 Трудового кодекса РФ, Постановление Правительства РФ от 08.09.2010 №700); граждане, подлежащие воинскому учету (п. 32 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 г. № 719).
