В Трудовых отношениях с работниками все работодатели (физические лица и юридические лица, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности) обязаны руководствоваться положениями трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (ст. 11 ТК РФ).
Исключение из этого правила есть и перечень лиц (если в установленном Трудовым Кодексом порядке они одновременно не выступают в качестве работодателей или их представителей) строго оговорен в Трудовом кодексе, это:
- военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы;
- члены советов директоров (наблюдательных советов) организаций (за исключением лиц, заключивших с данной организацией трудовой договор);
- лица, работающие на основании договоров гражданско-правового характера;
- другие лица, если это установлено федеральным законом.
Нормы Трудового кодекса Российской Федерации предусматривают документальное оформление отношений в сфере труда.
Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения.
Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другие).
Ведение кадрового делопроизводства, взаимовыгодно работодателю и работнику и позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
- документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;
- построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам работодателя;
- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
- создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;
- разрешить трудовые споры;
- избежать привлечения к ответственности по результатам проверок контролирующих органов;
- подтверждение трудового стажа, обеспечения льгот и предоставление гарантий работнику.
Обязательный перечень кадровых документов, которые в первую очередь потребуют проверяющие органы содержится в положениях трудового кодекса законодательства. Данный перечень документации может быть дополнен иным положениями, регламентами, и т.д. на усмотрение работодателя и исходя их особенностей деятельности самой организации.
Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов.
1. По степени обязательности:
- обязательные документы - для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;
- рекомендательные документы - носящие рекомендательный характер;
- специфические документы - зависящие от специфики конкретного учреждения.
2. По целевой принадлежности:
документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.);
документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.
3. По функциональному назначению:
- внутренние локальные нормативные акты - определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);
- информационно-расчетные документы - в них содержится информация, на которой базируются расчеты различного характера внутри организации, или документы, служащие для сохранения необходимых для работы сведений (графики, таблицы, расчетные листы и т.д.);
- документы, подтверждающие трудовую деятельность работников. Согласно трудовому и пенсионному законодательству эти документы являются подтверждением трудовой деятельности;
- распорядительные документы - документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания);
- журналы контроля и учета - журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.
К документам, которые обязательно должны быть в наличии, можно отнести:
- штатное расписание;
- трудовой договор;
- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1);
- личную карточку (форма N Т-2);
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6);
- график отпусков (форма N Т-7);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8);
- табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13);
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12);
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение по защите персональных данных работника;
- трудовую книжку;
- локальные акты по охране труда.
Требования к созданию документов по кадрам, их оформление и унификация форм закреплены в Постановлении Госкомстата России N 1. Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Унификации подвергаются форматы, состав и расположение реквизитов, тексты документов по кадрам. Унификация документов по кадрам устанавливает единообразие состава и форм документов по кадрам, фиксирующих однотипные кадровые функции и задачи, в целях сокращения количества применяемых кадровых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных автоматизированных систем документации, функционирующих в организации.
Помощь в оформлении необходимой кадровой документации в соответствии с требованиями законодательства вы можете получить, обратившись в Центр «Консультант» для ведения кадрового учета.