После оформления титульного листа трудовой книжки, производится заполнение сведений о приеме на работу.
В трудовую книжку работника вносятся следующие записи (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек):
- о времени военной службы;
- о времени службы в органах внутренних дел;
- о времени службы в Государственной противопожарной службе Министерства РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;
- о времени службы в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;
- о времени службы в органах налоговой полиции;
- о времени службы в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;
- о времени службы в таможенных органах;
- о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Выше перечисленные записи могут быть внесены и в новую трудовую книжку, и в трудовую книжку, в которой уже есть записи о предыдущей работе. Ни Трудовой кодекс РФ, ни Правила, ни Инструкция не содержат положений, запрещающих вносить запись о времени прохождения службы уже после записи о приеме на работу, а также положений, требующих вносить в трудовую книжку сведения только в хронологическом порядке, таким образом, данная запись может быть внесена после записи о приеме на работу.
При ведении кадрового делопроизводства, важно знать, что в Инструкции по заполнению трудовых книжек, при приеме сотрудника на работу впервые, нет требования вносить запись об отсутствии трудового стажа.
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. (п. 1.1 Инструкции).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
- В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). При оформлении работника в филиал в трудовой книжке отражается наименование головной организации, поскольку филиал работодателем не является. Запись, содержащая наименование организации, не нумеруется.
- Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). В книжке используется сквозная нумерация, поэтому при внесении первой записи о приеме на работу нужно нумеровать ее N 1, а при внесении второй и последующих записей просто продолжить нумерацию.
- В графе 2 отражается дата приема на работу, в соответствии с приказом о приеме на работу. Дата приема на работу может отличаться от даты приказа о приеме.
- В графу 3 вносятся записи:
- о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в таком подразделении включено в трудовой договор: «Принят в... подразделение на должность..." (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек);
- о наименовании должности (работы), специальности или профессии с указанием квалификации. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, согласно штатному расписанию организации. Если по закону с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным квалификационными справочниками. Номер присваивается только следующей записи: "
- В графе 4 проставляются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокол собрания участников общества), согласно которому сотрудник принят на работу.
Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.