График отпусков

График отпусков - это документ, определяющий порядок предоставления отпусков. В кадровом делопроизводстве данный документ обязателен как для работодателя, так и для работника.
Данная обязанность не распространяется на работодателей - физических лиц. В силу ст. 305 ТК РФ вопрос о времени и порядке предоставления ежегодного отпуска может быть решен по соглашению с работником. Аналогичная позиция отражена в письме Роструда от 20.12.2011 N 3683-6-1. Вместе с тем ведомство полагает, что при большой численности работников работодателю - физическому лицу все же целесообразно составлять график отпусков.

Право на отпуск работника

Право на отпуск возникает у работника с момента заключения трудового договора. При этом, право на использование отпуска за первый год работы, возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ст. 122 Т.К. РФ). Отпуска за второй и последующие годы работы могут предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления отпусков, установленной у работодателя.
Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 Трудового Кодекса («Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов»).
Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется на основании графика отпусков, а не на основании заявления. В соответствии со ст. 123. Трудового Кодекса РФ «Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» работник, не позднее чем за две недели до начала отпуска, должен быть извещен под роспись о времени начала отпуска. Но в некоторых случаях оформление заявления обязательно, например при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска тем работникам, которые вправе получить его до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (ст. 122 ТК РФ). В указанных случаях заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя.
Во всех остальных ситуациях достаточно только приказа.
В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.
Составление графика отпусков производится, как правило, по согласованию работника и работодателя. Предоставление отпуска, не зафиксированного в графике отпусков, возможно только по соглашению сторон, в рамках которого должны учитываться как интересы работника, так и интересы работодателя. Необходимо учитывать, если работник не относится к категориям лиц, которым отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время, то требование о предоставлении отпуска в удобное для него время, без учета интересов работодателя, являлось неправомерным.

Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может просить работодателя изменить даты отпуска. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. В этом случае предоставление отпуска является правом, а не обязанностью работодателя.
С согласия работника время ухода в отпуск может быть изменено и по инициативе работодателя.
Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Обычно такие графики вывешиваются в подразделениях или объявляются работникам под роспись. Однако помимо этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Работодателю следует вести журнал извещения работников о времени начала отпуска или же индивидуально под расписку извещать каждого конкретного работника. Это позволит избежать претензий со стороны работника и (или) проверяющих органов относительно времени начала отпуска.
Если работник имеет право на выбор, при составлении графика отпусков целесообразно предложить ему написать заявление о том, в какое время он хотел бы получить отпуск. При наличии такого заявления и учете пожелания работника при составлении графика изменить впоследствии время использования отпуска можно только по взаимному согласию сторон.
В кадровом делопроизводстве, при ведении графика отпусков, важно помнить, что заявление от работников необходимо в случае: перенесении запланированной даты отпуска, и при разделении отпуска на части.
В графике отпусков указываются даты отпуска (запланированная и фактическая). Вместо указания конкретной даты начала отпуска может быть указан месяц, тогда   работник должен написать заявление, с указанием точной даты начала отпуска.
Так же заявление на отпуск пишут работники, не включенные в график отпусков (принятые на работу после утверждения графика), и работники, желающие воспользоваться ежегодным оплачиваемым отпуском ранее 6 месяцев непрерывной работы в организации (по согласованию с работодателем).
График отпусков должен храниться у работодателя один год (ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).
В графике отпусков отражаются сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.
Отпуска без сохранения заработной платы в графике не указываются,
В графике могут указываться отпуска внешних совместителей. Для этого нужно запросить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

Категории работников имеющие право использовать отпуск в удобное для них время:

1. Работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ) имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью - 31 календарный день в удобное для работника время.
2. Женщине перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком, по ее желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у данного работодателя (ст. 122, ст. 260 ТК Рф).
3. Муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).
4. Работник, усыновивший ребенка в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ).
5. Работники (женщины или одинокие мужчины) имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет, имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в удобное для работника время до дня достижения ребенком возраста 12 лет. Пункт 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235, распоряжение Совмина СССР от 30.10.1985 N 2275р
6. Лица, награждённые знаком "Почетный донор России" "Почетный донор СССР", имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в удобное для работника время (Части 1, 2 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ)
7. Работники- совместители имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск во время использования отпуска по основному месту работы (Часть 1 ст. 286 ТК РФ)
8. Одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до восемнадцати лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности. При наличии двух и более детей отпуск для указанной цели предоставляется один раз для каждого ребенка (Часть 5 ст. 322 ТК РФ).
9. Некоторые категории граждан, подвергшихся воздействию радиации (Закон РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС», Закон РФ от 10.01.2002 N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне") имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в удобное для работника время.
10. Дети первого и второго поколений граждан, принимавших в 1957 и 1958 гг. непосредственное участие в работах по ликвидации последствий аварии на производственном объединении "Маяк", страдающие заболеваниями вследствие воздействия радиации на их родителей (Статья 12 Федерального закона от 26.11.1998 N 175-ФЗ "О социальной защите граждан Российской Федерации, подвергшихся воздействию радиации вследствие аварии в 1957 году на производственном объединении "Маяк" и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча") имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в удобное для работника время.
11. Инвалиды войны, ветераны боевых действий (ст. 14–19 Федерального закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах») имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в удобное для работника время.
12. Работники, супруги которых являются военнослужащими, – отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»).
13. Военнослужащие, имеющие ребенка инвалида в возрасте до 16 лет, имеющие трех и более детей в возрасте до 16 лет, одинокие военнослужащие, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет (Указ Президента РФ от 16.09.1999 N 1237 "Вопросы прохождения военной службы") имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в удобное для работника время.
14. Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (Пункт 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ), Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (Пункт 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы"), имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в удобное для работника время.
15. Работники, отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска (Часть 2 ст. 125 ТК РФ) имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в удобное для работника время, в течение текущего рабочего года, либо путем присоединения к отпуску за следующий рабочий год.