По заявлению работника работодатель имеет право (но не обязан) заменить денежной компенсацией только ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней (часть 1 статья 126 ТК РФ)
Количество дней отпуска, подлежащих компенсации
Ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней предоставляется за каждый отработанный год в обязательном порядке. Данное правило содержится в Трудовом Кодексе РФ (ст. 2 и ст. 115).
Перенесение отпуска на следующий рабочий год допускается лишь в исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий год денежной компенсацией могут быть заменены лишь часть каждого такого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.
К лицам, которые могут получить денежную компенсацию, относятся те работники, которые получают дополнительный оплачиваемый отпуск (педагоги, лица, работающие в условиях ненормированного рабочего дня, а также в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и т. д.), а также работники, которым предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (если такая продолжительность отпуска утверждена в локально нормативных актах работодателя).
Категории работников, которым нельзя заменить отпуск денежной компенсацией
При ведении кадрового делопроизводства важно помнить, что не всем работникам отпуск может быть заменен денежной компенсацией.
Запрет замены денежной компенсацией части ежегодного основного оплачиваемого отпуска (превышающей 28 календарных дней) действует в отношении следующих работников (ч. 3 ст. 126 ТК РФ):
- беременные женщины;
- лица в возрасте до 18 лет.
Не допускается заменять денежной компенсацией ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).
Указанным работникам запрещается заменять отпуск денежной компенсацией даже по их письменному заявлению.
Документальное оформление предоставления денежной компенсации за отпуск
Заявление от работника
Чтобы работник мог воспользоваться своим правом на замену отпуска (его части) денежной компенсацией, он должен подать работодателю заявление, в котором указывается продолжительность отпуска и просьба о замене дней на денежную компенсацию.
На этом этапе кадрового делопроизводства необходимо зарегистрировать заявление в установленном у работодателя порядке (журнал регистрации заявлений). Работодатель при рассмотрении заявления проверяет право работника на замену отпуска (его части) денежной компенсацией, а именно не относится ли работник к числу лиц, которым по закону такая замена не допускается. Так же необходимо проверить правильно ли указаны количество дней, планируемых для замены. Даже при суммировании отпусков, при перенесении ежегодного основного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год, 28 календарных дней ежегодного отпуска за каждый год работы не подлежат замене.
Результатом рассмотрения заявления может быть и отказ, так как предоставление работнику денежной компенсации является правом работодателя, но не обязанностью.
Оформление приказа о денежной компенсации части отпуска
На основании заявления работника работодатель издает приказ о замене ему части отпуска денежной компенсацией. Унифицированной формы такого приказа нет, он составляется в произвольной форме. В приказе указывается, какая часть отпуска в днях подлежит замене денежной компенсаций. Приказ о денежной компенсации ежегодного основного оплачиваемого отпуска относится к приказам по личному составу. Согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержденному Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года) раздел 1. п.19 приказы по личному составу (а именно – «оплата труда, различные выплаты») имеют срок хранения 75 лет. Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов. С приказом необходимо ознакомить работника под подпись.
Если в приказе о замене части отпуска денежной компенсацией содержится распоряжение конкретному сотруднику бухгалтерии о выплате работнику компенсации, то с приказом под подпись знакомят и это лицо.
Оформление личной карточки работника при замене ежегодного отпуска денежной компенсацией
В личную карточку работника (унифицированная форма N Т-2) в раздел VIII "Отпуск" необходимо внести информацию о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией. Так, в графе 1 "Вид отпуска" следует указать, какой отпуск заменяется денежной компенсацией (основной, дополнительный), в графы 2 и 3 "Период работы" вносится период работы (рабочий год) сотрудника за который положен был отпуск. В графе 4 "Количество календарных дней отпуска" следует отразить количество дней, которое подлежит замене. В графах 5 и 6 нужно сделать запись: "замена отпуска денежной компенсацией", а в графе 7 "Основание" указать реквизиты приказа.
Внесение изменений в график отпусков при замене ежегодного отпуска денежной компенсацией
При замене части ежегодного отпуска денежной компенсации соответствующую информацию необходимо отразить в графике отпусков. Для этого в графе 10 "Примечание" необходимо сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (указать количество дней) заменена денежной компенсацией. Также нужно отразить реквизиты приказа о замене отпуска денежной компенсацией.
