При оформлении кадровой документации, связанной с приемом сотрудника по трудовому договору на работу, работодатели не должны забывать об обязательном моменте: регистрация принятых трудовых книжек в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Для работодателя ведение данной книги обязательно, в соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) далее - Привила. Форма данной книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Работодатель может самостоятельно изготовить данную книгу по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, или же приобрести уже готовую.
Данная книга ведется кадровой службой или иным подразделением организации, на которое возложено оформление приема и увольнения работников. Если организация не большая, ведение книги осуществляет руководитель. В книге подлежат регистрации все трудовые книжки, вкладыши, дубликаты, принятые от работников при поступлении на работу, а так же трудовые книжки и вкладыши, выданные самой организацией.
Сами трудовые книжки (вкладыши в них), как бланки строгой отчетности, должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105). Невостребованные трудовые книжки хранятся у работодателя до момента их получения работником или (в случае смерти работника) его родственником (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Невостребованные подлинные личные документы, к которым относятся и трудовые книжки, хранятся 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).
При заполнении книги учета в нее вносятся сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации, включая те, которые принадлежат уже уволенным, но не забравшим их работникам.
На перовой странице книги указывается фактическая дата начала ведения книги учета. В соответствии с п. 41 Правил, книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации (содержать заверительную запись, которая состоит из указания названия книги, количества прошитых, пронумерованных листов (страниц) цифрами и прописью, должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала), а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. Указанными Правилами не установлены требования к оттиску сургучной печати или виду пломбы. Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - 75 лет. В связи с длительным хранением целесообразно предусмотреть твердую обложку для книги.
Необходимо помнить!
Использовать вместо сургучной печати или пломбы бумажную наклейку с печатью работодателя нельзя, так как абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек не предусматривает такой вариант скрепления книги учета.
В соответствии с абз. 4 п. 41 Правил N 225 закреплено, что книга заверяется руководителем организации, соответственно, заместитель директора по кадрам не правомочен заверять данную книгу и проставлять печать отдела кадров.
При внесении записей в книгу учета необходимо соблюдать хронологический порядок, т.е. первыми следует указывать сведения о трудовой книжке работника, который был принят на работу раньше всех. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. При этом ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в соответствии с п. 45 Привил, несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (этим лицом может быть как любой из сотрудников организации, так и сам руководитель).
За нарушение требований, установленных Правилами, должностные лица несут ответственность, предусмотренную ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ.
