Сведения о награждениях за успехи в работе вносятся в трудовую книжку в соответствии с ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 10 «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила) и разд. 4 «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее -Инструкция) .
Согласно п. 24 Правил в трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
Запись о награждении вносится в трудовую книжку работника на основании соответствующего документа (указа, приказа (распоряжения) работодателя и иных). Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждены формы N Т-11 и Т-11а о поощрении работника или коллектива работников.
Трудовые книжки ранее утвержденного образца (1973 г.) имеют два раздела "Сведения о награждениях" и "Сведения о поощрениях".
Согласно Инструкции
Порядок внесения сведений о награждении следующий:
- в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии);
ниже
- в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
- в графе 2 указывается дата награждения;
- в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой (Награжден генеральным директором за сдачу результатов работы досрочно почетной грамотой»);
- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
В обязательном порядке сведения о поощрениях заносятся также в личную карточку работника, в раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания" (унифицированная форма N Т-2, утвержденная Постановлением N 1 (Приложение N 29)).
При этом, важно помнить, что записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе (предусмотрены системой оплаты труда, являются составной частью его заработка), в трудовые книжки не вносятся (п.25 Правил).
Если же сотрудник получил так называемую персональную премию за конкретный личный вклад в работу, то сведения о ней должны быть занесены в его трудовую книжку.
Исправление ошибочных записей в разделе «Сведения о награждении» производятся в том же порядке, что и исправления в разделе «Сведения о работе».
При увольнении работника (прекращении трудового договора), в соответствии со ст. 35 Правил все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).
При ведении кадрового делопроизводства важно помнить, что выше указанное правило распространяется на все разделы трудовой книжки, и соответственно, при наличии записей в разделе «Сведения о награждении», данные записи заверяются так же, как и запись об увольнении.
