Порядок внесения исправлений в разделы трудовой книжки, содержащие сведения о работе и о награждениях отличается от порядка внесения исправлений в титульный лист. Зачеркивание неточных и неправильных записей в данные разделы не допускается (в соответствии с п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила)).
Исправление вносится работодателем:
- либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись;
- либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
При ведении кадрового делопроизводства есть случаи, когда организация, допустившая ошибку или неточность в трудовой книжке, ликвидирована, тогда подтверждающие документы следует запрашивать из архивов; если реорганизована - обязательно наличие подтверждающей этот факт справки от правопреемника.
Исправление производится путем признания записей недействительными и внесения верных. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.
Порядок внесения исправлений (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69):
- в графе 1, после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи (число, месяц - двузначными, год - четырехзначными),
- в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". Далее, в 3 графе, производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)"
- в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (п. 33 Правил). При этом после внесения записи на первой странице "Взамен выдан дубликат" прежняя трудовая книжка возвращается работнику для представления ее впоследствии в Пенсионный фонд РФ для подтверждения трудового стажа до поступления на работу в организацию, где выдан дубликат.
Не допускается внесение записи о работе в раздел "Сведения о награждении". Если раздел «Сведения о работе» закончился, необходимо выдать работнику вкладыш установленной формы.
Внесение пропущенной записи.
Порядок внесения пропущенных записей в трудовую книжку работника законодательно не регламентирован.
В соответствии с п. 27 Правил при выявлении в трудовой книжке работника неточных или неверных записей работодатель обязан оказать работнику при его обращении необходимую помощь. Исходя из положений п. п. 27 и 28 Правил можно предположить, что работодателю по новому месту работы предоставлено право исправлять любые неточности в трудовой книжке, касающиеся работы у прежнего работодателя, уже прекратившего свою деятельность, в том числе вносить записи, которые не были внесены по прежнему месту работы.
Таким образом, работодатель по новому месту работы имеет право внести такую запись в порядке, аналогичном исправлению неправильных записей в трудовой книжке.
Основанием внесения в трудовую книжку записей о прекращении трудового договора являются соответствующие приказы (распоряжения) работодателя (п. 5.1 Инструкции, п. 10 Правил). Соответственно, для внесения пропущенной записи новому работодателю необходима заверенная надлежащим образом копия приказа об увольнении. Такая копия должна быть выдана работнику по его письменному заявлению бывшим работодателем (ст. 62 ТК РФ). Если же организация, как в рассматриваемом случае, уже ликвидирована, копии приказов можно получить в архиве (ч. 10 ст. 23, ст. 24 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").
Как представляется, основанием для восстановления пропущенной записи может также послужить и архивная справка (ч. 3 ст. 26 указанного Закона), содержащая сведения, необходимые для внесения такой записи.
Оснований для оформления работнику новой трудовой книжки или дубликата не имеется.
Записи о военной службе, о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Согласно п. 21 Правил в трудовую книжку по месту работы вносятся, с указанием соответствующих документов, записи
- о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
- о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Если в трудовой книжке, при ведении кадрового делопроизводства, пропущены вышеуказанные записи (о периоде службы, о времени обучения на курсах) и работник просит их внести, то на основании подтверждающих документов (военного билета, удостоверения, свидетельства) данные записи необходимо внести в трудовую книжку.
Запись вносится под следующим порядковым номером, с указанием в графе 2 текущей календарной даты. В графе 3 производится запись: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 25.03.2011 по 26.03.2012; «Обучение на курсах повышения квалификации в... (наименование) с 01.08.2012- 25.09.2012 ".
