Оформление дубликата трудовой книжки происходит в случаях:
- утраты трудовой книжки самим работником;
- наличия в трудовой книжки записи (об увольнении, переводе и д.р.), признанной недействительной;
- массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций;
- если трудовая книжка пришла в негодность: обгорела, порвана, испачкана ит.п.
Если утеряна трудовая книжка для оформления её дубликата потребуются документы, подтверждающие трудовой страж работника. Если же записи в трудовой книжке были признаны недействительными или книжка пришла в негодность, документом, на основании которого оформляется дубликат трудовой книжки, является сама трудовая книжка. По последнему месту работы выдается дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (п. 33 Правил).
Оформление дубликата при утрате трудовой книжки.
В случае утраты трудовой книжки работником, ее владелец обязан, в соответствии п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225), далее – Правила, обратиться к работодателю по последнему месту работы с заявлением за оформлением дубликата.
Дубликат трудовой книжки выдается не позднее 15 дней со дня подачи заявления. При ведении кадрового делопроизводства заполнение дубликата трудовой книжки работодателем производится на основании надлежащим образом оформленных или заверенных справок, копии приказов, трудовых договоров, справок из ПФР и иных документы от предыдущих работодателей. При оформлении дубликата обязательное условие - полное соответствие по содержанию оригиналу (первому экземпляру). В дубликат не вносятся неверные (неточные) записи, внесенные в трудовую книжку ранее, а также записи, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих оснований (документированных сведений). Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
В дубликат трудовой книжки вносятся:
- сведения о работнике (на титульный лист). На титульном листе в правом верхнем углу пишется (проставляется штампом) слово "Дубликат".
- сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
- сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Сведения о работнике, вносимые на титульный лист дубликата трудовой книжки должны полностью соответствовать информации о работнике на день оформления документа. Внесение этих сведений производится на основании представленных работником документов (паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, документов подтверждающих соответствующий уровень образования: аттестат, удостоверение, диплом и т.п.). Порядок внесения записей должен соответствовать п. 9 Правил, а также п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее – инструкции). Сведения вносятся полностью, без сокращения или без замены имени и отчества инициалами.
На титульном листе проставляется дата заполнения дубликата, работник своей подписью заверяет правильность указанных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает работник кадровой службы (или иное должностное лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек). Его подпись заверяется оттиском печати организации (или печати кадровой службы).
В раздел "Сведения о работе" вносятся записи о работе, в раздел "Сведения о награждении" - о награждениях и поощрениях. Основаниями для этих данных являются ранее изданные приказы или иные имеющиеся документы.
В третьей графе раздела "Сведения о работе" вносится первая запись, содержащая сведения об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю. Общий стаж вносится в дубликат трудовой книжки суммарно, с указанием общего количества лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателем периодов работы и должностей работника. Согласно п. 7.1. Инструкции дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1-6 Инструкции. Даная запись не нумеруется.
После внесения записи об общем стаже, работодатель вносит записи по отдельным периодам работы (на основании надлежаще оформленных документов). При этом, при оформление дубликата в 3 графу раздела «Сведения о работе» наименование работодателя в качестве заголовка не вносится.
Порядок внесения в дубликат сведений по отдельным периодам работы: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
При наличии в представленных документах сведений о переводе на другую постоянную работу, в дубликат об этом делается соответствующая запись.
Следующей записью будет запись об увольнении: в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Для целей ведения кадрового делопроизводства с оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, снимаются копий, заверяются работодателем или кадровой службой и оригиналы возвращаются их владельцу.
