Порядок ведения и хранения трудовых книжек организации установлен "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (Далее – Правила). В соответствии с п. 45 Правил, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Работодатель приказом возлагает ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек на конкретного работника.
Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
Данная книга ведется в бухгалтерии организации и предусмотрена для внесения сведений об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 41 Правил). В целях соблюдения законодательства и для правильного ведения кадрового делопроизводства работодатель должен постоянно иметь в наличии необходимое количество чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - Объединением "ГОЗНАК" Министерства финансов Российской Федерации (Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках").
Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным Изготовителем.
После приема от работников трудовых книжек, после приобретения новых бланков, трудовые книжки работников, а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность.
Все имеющиеся в организации чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них указываются в приходно-расходной книге. В этой книге делаются отметки в следующих случаях: при оформлении трудовой книжки или вкладыша новому работнику, при оформлении вкладыша в трудовую книжку действующему работнику и при оформлении дубликата трудовой книжки.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланков. При массовой утрате трудовых книжек работников предприятия вследствие чрезвычайных обстоятельств, а также при неправильном первичном заполнении трудовой книжки (вкладыша в нее) либо в случае их порчи не по вине работника стоимость бланков оплачивается работодателем.
Для получения таких бланков лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, необходимо направить в бухгалтерию организации соответствующую заявку (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
По окончании каждого месяца ответственное лицо обязано отчитаться перед бухгалтерией:
- о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.
Что делать при порче бланка трудовой книжки
Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее он был испорчен, то такой бланк подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек), в который возможно вклеить вырезанные серию и номер из испорченного бланка в подтверждение уничтожения.
В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
