Работодатель обязан ежегодно предоставлять работнику оплачиваемый отпуск. Перенос отпуска на следующий год допускается только к исключительных случаях. При этом дни перенесенного отпуска работник должен использовать не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который предоставляется отпуск. Работодателю запрещено не предоставлять работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. При этом сотрудникам в возрасте до 18 лет, а также тем, кто занят на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работодатель обязан предоставлять отпуск ежегодно.
Если же, по тем или иным причинам, у работника накопились неиспользованные отпуска, при ведении кадрового делопроизводства, важно учитывать, что за работодателем сохраняется обязанность предоставить сотруднику эти отпуска либо выплатить ему денежную компенсацию за неиспользованные дни.
В соответствии со ст. 127 ТК РФ («Реализация права на отпуск при увольнении работника») при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (при условии, что сотрудник решил не отгуливать отпуск) независимо от того, какова их общая продолжительность и по каким основаниям прекращается трудовой договор.
При расчете компенсации за неиспользованный отпуск основные и дополнительные отпуска суммируются (ч. 2 ст. 120 ТК РФ). Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается работнику в день увольнения. Если работник в этот день не работал, то данная сумма должна быть выплачена не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ч. 1 ст. 140 ТК РФ).
Согласно статьи 127 ТК РФ по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). Тогда днем увольнения будет считаться последний день отпуска. Окончательный расчет с работником (в том числе выплата компенсации за неиспользованный отпуск) производится в последний день работы (ст. 80 ТК РФ).
Работодатель, в кадровом делопроизводстве, чтобы надлежаще исполнить закрепленную Трудовым кодексом РФ обязанность по оформлению увольнения и расчету с увольняемым работником, должен исходить из того, что последним днем работы работника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска (Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 N 131-О-О).
1. Подсчет количества неиспользованных дней отпуска
Чтобы подсчитать, сколько дней отпуска нужно компенсировать работнику, потребуется:
- определить общий стаж работы сотрудника в организации (количество лет, месяцев и дней);
- уточнить, были ли за время работы сотрудника периоды, которые исключаются из стажа, дающего право на отпуск, и какова их продолжительность в календарных днях;
- вычесть из общего стажа работы эти периоды:
Отпускной стаж = Общий стаж работы - Периоды, не входящие в стаж;
- подсчитать количество дней отпуска за которые положена компенсация при увольнении, с учетом его стажа, и за вычетом уже использованных дней отпуска.
Количество дней отпуска, за которые положена компенсация при увольнении (КО), определяется по формуле:
КО = «продолжительность полного ежегодного отпуска» : 12 * «отпускной стаж» - «количество уже использованных работником дней отпуска»,
Поскольку методика расчета дней отпуска, за которые положена компенсация пропорционально отработанному времени, подробно в законодательных актах не описана, возможны различные варианты подсчета. На практике распространены два из них.
В первом случае установленная продолжительность отпуска (как правило, 28 календарных дней) делится на 12 месяцев, а затем умножается на количество месяцев отпускного стажа работника.
Во втором случае сразу исходят из того, что за каждый месяц рабочего года положено 2,33 календарного дня отпуска (28 календарных дней : 12 месяцев). При расчетах это число умножают на количество месяцев отпускного стажа работника.
Ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться сотруднику за каждый рабочий год (ст. 122 ТК РФ). Определения понятия "рабочий год" законодательство не дает. В ст. 14 ТК РФ говорится, что течение сроков, с которыми он связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, определяющей начало возникновения указанных прав и обязанностей. При этом срок, исчисляемый годами, месяцами, неделями, истекает в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока.
Таким образом, отсчет рабочего года, за который предоставляется отпуск, следует вести со дня начала трудовых отношений - с даты начала работы, указанной в трудовом договоре, либо со дня фактического допуска к работе, если договор не был составлен вовремя (ст. 16 ТК РФ).
Все вышеуказанное относится только к первому году работы сотрудника. Дело в том, что дата окончания рабочего года может измениться, что повлечет за собой и смещение даты начала следующего года.
В соответствии с п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169) при увольнении работнику должна быть выплачена компенсация за неиспользованный отпуск пропорционально отработанному времени. При этом работнику, проработавшему 11 месяцев, полагается компенсация за полный рабочий год (письмо Роструда от 18.12.2012 N 1519-6-1).
Если работник отработал менее 11 месяцев, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам.
При исчислении дней неиспользованного отпуска учитывается не календарный месяц, а фактически отработанный (рабочий месяц) с даты приема на работу. Это следует из ст. 14 ТК РФ.
Согласно п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169, при исчислении сроков работы, которые дают право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из расчета, а составляющие более половины месяца округляются до полного месяца.
Таким образом, если при исчислении количества месяцев, за которые работнику должна быть предоставлена компенсация за неиспользованный отпуск, в остатке получилось от 1 до 15 дней, то данный месяц исключается из подсчета. Если же в остатке получилось от 16 до 30 дней, то указанное количество дней округляется до полного месяца.
В отличие от реального отпуска, который может быть предоставлен только в целых днях, при расчете компенсации за отпуск количество дней может быть дробным (28 : 12 = 2,33). Если в организации принимается решение об округлении до целых дней, то это делают не по правилам арифметики, а в пользу работника, например 2,33 округляют до 3 дней (Письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 N 4334-17).
В отдельных случаях работникам, отработавшим от 5 1/2 до 11 месяцев, выплачивается полная компенсация. К таким случаям относятся, например (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169):
- ликвидация организации либо отдельных ее частей;
- сокращение штата работников организации;
- призыв работника на военную службу.
В своих письмах Роструд указал, что эта норма применяется лишь в том случае, если работник проработал в данной организации меньше года. Компенсация за второй год выплачивается пропорционально отработанному времени (письма от 04.03.2013 N 164-6-1, от 09.08.2011 N 2368-6-1).
Работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, при увольнении выплачивают компенсацию из расчета два рабочих дня за месяц работы (ст. 291 ТК РФ). То же правило действует в отношении сезонных работников (ст. 295 ТК РФ).
