Штатное расписание - это документ для оформления структуры, штатного состава и численности организации, который содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Штатное расписание утверждается в начале работы организации.
Существует унифицированная форма штатного расписания N Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". При необходимости в штатное расписание может вноситься неограниченное количество дополнений, утверждаемых приказом руководителя.
В Трудовом кодексе нет прямого указания о необходимости наличия этого документа, и упоминание о штатном расписании есть только в двух ст. ст. 15 и 57 ТК РФ:
- ст. 15 ТК РФ, согласно которой трудовые отношения подразумевают работу по должности в соответствии со штатным расписанием;
- ст. 57 ТК РФ, согласно которой обязательной для включения в содержание трудового договора является трудовая функция, определяемая также в соответствии со штатным расписанием.
Кроме того, штатное расписание неоднократно упоминается в перечне документов, проверяемых контролирующими органами (ПФР, Роструда, ФСС) при проведении контрольно-надзорных мероприятий.
Составляем штатное расписание.
На начальном этапе нужно определиться со структурой организации, в которой указывается наименование подразделений, без указания количества работников и размеров заработной платы.
Наряду со структурой в организации может быть составлена штатная расстановка
- это тоже штатное расписание, только с указанием фамилий работников, занимающих должности. Наличие указанных документов не обязательно, они только облегчают кадровое делопроизводство в организации, дальнейшее составление штатного расписания и помогают осуществлять контроль за движением кадров.
Переходим к непосредственному оформлению штатного расписания, при этом берем за основу унифицированную форму первичной учетной документации по учету труда и его оплаты Форма штатного расписания Т-3.
- Наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования можно указать и его - в скобках.
- Код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), указываемый при заполнении штатного расписания, содержится в информационном письме органов статистики.
- В графе "Номер документа" проставляется номер в соответствии с принятой в организации нумерацией. В графе «Дата составления» указывается текущая дата.
- Дата составления и дата, с которой расписание действует, могут различаться. Указывается период, на который вводится данное расписание.
- Графа "Структурное подразделение".
На первом месте обычно указывается руководство, далее в порядке подчиненности и структуры организации все остальные подразделения, с присвоением кодов в таком порядке, который позволит определить структуру организации.
В графе "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификация" приводится наименование должности или профессии с указанием разряда, квалификации или категории.
Решение, как назвать ту или иную должность, принимается работодателем самостоятельно. Если в организации на момент составления штатного расписания есть должности с вредными условиями труда или должности, профессии дающие право на дополнительные отпуска, сокращенный рабочий день или право на льготное пенсионное обеспечение, то необходимо указывать наименование должности в соответствии с квалификационными справочниками.
- В графе "Количество штатных единиц" указываются не только полные единицы. Например, если какая-то должность предусматривает работу по совместительству, можно указать "0,5" или "0,3".
- В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
Не допускается вносить в эту графу "вилку окладов, у одной и той же должности не может быть два различных оклада.
При невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством иных систем оплаты труда (смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах).
- В графах 6 - 8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством. Сведения вносятся на основании принятой в организации системы оплаты труда.
- Строка "Итого" заполняется только для граф "Количество штатных единиц" и "Всего в месяц, руб.".
После оформления всех граф необходимы подписи главного бухгалтера и руководителя кадровой службы. Если должность главного бухгалтера или начальника отдела кадров вакантна, нужно дополнить форму строкой для подписи.
Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель компании или иное специально уполномоченное на это (уставом организации, доверенностью предпринимателя, приказом) лицо. В грифе указываются реквизиты такого приказа.
Это основные и общие моменты по составлению штатного расписания, за помощью по организации кадрового учета вы можете обратиться в ЦБУиНП «Консультант».
