При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику, по его письменному заявлению, по последнему месту работы, выдается дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (п. 33 Правил N 225, п. 1.2 Инструкции N 69). Письменное заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки пишется в произвольной форме.
В соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» не допускается зачёркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей.
В случае, когда увольнение или перевод были признаны незаконными самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом при восстановлении на прежней работе или изменении формулировки причин увольнения, ранее внесенная трудовую книжку запись об увольнении при переводе признается недействительной.
Принимая для внесения исправительной записи трудовую книжку, при ведении кадрового делопроизводства работодатель, по последнему месту работы регистрирует ее в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.
По общему правилу, при наличии в трудовой книжке недействительной записи, работодатель, по последнему месту работы, по которому она была внесена, новой строкой вписывает исправительную запись.
Предлагаемый вариант: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе".
При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения. Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. Работник расписывается в Книге учета в подтверждение получения прежней трудовой книжки.
Для целей учета трудовых книжек и бланков трудовой книжки и вкладыша у работодателей ведутся:
Формы указанных книг утверждаются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации (п. 40 Правил).
Таким образом, дубликат трудовой книжки, оформленный организацией и выданный работнику, обладает всеми признаками вновь выданной трудовой книжки и должен быть отражен в двух книгах учета (в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них).
Согласно п.1.2 Инструкции, по письменному заявлению работника работодатель должен выдать дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.
При оформлении дубликата трудовой книжки нужно соблюдать общие правила и требования Инструкции.
- Необходимо зарегистрировать дубликат в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки работодателем по последнему месту работы, делается надпись «Дубликат».
- В дубликат, в раздел «сведения о работе» первой записью в графу № 3 вносят запись о трудовом страже работника до поступления на работу к данному работодателю.
- Для подтверждения стажа работника у бывшего работодателя собирать справки нет необходимости, дубликат оформляется на основании имеющейся у работника трудовой книжки.
- При выдаче работнику дубликата трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на его приобретение (п.47 Правил).
